Procedura di segnalazione illeciti e modulistica

Con il termine segnalante o whistleblower si intende la persona che segnala, divulga ovvero denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile, violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Medi-Market s.r.l., ai sensi del D.lgs. 24 del 10 marzo 2023, ha attivato una procedura per la raccolta e la gestione delle segnalazioni di condotte illecite rilevate nell’ambito dello svolgimento della propria attività istituzionale.

In questa pagina troverete le informazioni e le istruzioni necessarie al fine di segnalare, sia in forma anonima che in forma trasparente, il rilievo di condotte illecite.

Sono legittimate a segnalare tutte le persone richiamate all’art. 3, commi 3 e 4 del D.Lgs. 24/2023 che si trovano in una delle seguenti situazioni:

hanno un rapporto giuridico in corso con Medi-Market s.r.l.;
quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

Le violazioni oggetto della segnalazione devono riguardare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica e che consistono in:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6) del presente elenco;
condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6) del presente elenco;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D.Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937 relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5) del presente elenco.

La segnalazione deve contenere informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito dell’azienda Medi-Market s.r.l. con cui la persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

La segnalazione dev’essere circostanziata in maniera tale da consentire un’analisi dettagliata delle condotte illecite denunciate con particolare attenzione a:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati.

La segnalazione può essere integrata con qualsiasi elemento a supporto della fondatezza della stessa come ad esempio:

documenti relativi ai fatti oggetto di segnalazione;
nominativi di soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Non possono essere prese in considerazione le segnalazioni che:

abbiano ad oggetto una contestazione, rivendicazione o richiesta legata solamente ad un interesse di carattere personale del segnalante come:

- contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
- segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al D.lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937;
- segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;

contengano esclusivamente informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
siano prive degli elementi di fatto idonei a giustificare degli accertamenti;
abbiano un contenuto generico o non pertinente, che non consente la comprensione dei fatti;
siano formate da sola documentazione senza informazioni sulle violazioni;

siano corredate da documentazione non appropriata o inconferente tale da non far comprendere il contenuto stesso della segnalazione.

Le segnalazioni, in base al decreto-legge 24/2023, possono essere di tre tipologie:

interna;
esterna;
tramite divulgazione pubblica;
denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Le tipologie di segnalazione devono necessariamente essere utilizzate in modo progressivo, nel senso che il whistleblower (o segnalante) può effettuare una segnalazione esterna solo se non ha potuto effettuare una segnalazione interna o se questa non ha avuto esito. E lo stesso può passare alla divulgazione pubblica solo dopo aver effettuato una segnalazione interna ed esterna senza esito.

Modalità per effettuare una segnalazione interna

La segnalazione deve essere presentata al Comitato della Prevenzione Corruzione e della Trasparenza (CPCT) aziendale, utilizzando una delle seguenti modalità:

Posta elettronica:
Il segnalante deve compilare l’apposito modulo per la segnalazionedopo aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali.
Per garantire la tutela prevista dalla legge, il segnalante deve inviare il modulo e gli eventuali allegati all’indirizzo whistleblowing@medi-market.it, eventualmente anche inserendolo all’interno di un allegato criptato e poi inviare la password utilizzata per la cifratura direttamente al CPCT tramite canali alternativi (p.e. telefono, SMS, servizi di messaggistica, etc.).Si consiglia l’utilizzo di una mail non riconducibile al segnalante.
Posta tradizionale:
Il segnalante deve compilare l’apposito modulo per la segnalazionedopo aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali.
Per garantire la tutela prevista dalla legge, il segnalante deve inviare il modulo e gli eventuali allegati all’interno di una busta sigillata, intestata al “Comitato della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza – Medi-Market Italia s.r.l., via Carlo Poma 41 – 20129 – MILANO”, avendo cura di indicare sulla busta “Riservato – Whisteblowing” senza ulteriori informazioni (es. mittente).
Telefono:

- Il segnalante può contattare telefonicamente il CPCT al numero di telefono disponibile al link contatti ed effettuare la segnalazione in forma orale dopo aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali.
  Il CPCT trascriverà i contenuti della segnalazione sull’apposito modulo per la segnalazione che fungerà da verbale.
- Prima di procedere con l’istruttoria, il CPCT trasmetterà il modulo/verbale al segnalante tramite posta elettronica, all’interno di un allegato criptato. La password utilizzata per la cifratura sarà inviata direttamente al segnalante tramite canali alternativi (p.e. telefono, SMS, servizi di messaggistica, etc.).
  Per garantire la tutela prevista dalla legge, il segnalante deve sottoscrivere il modulo/verbale e inviarlo all’indirizzo whistleblowing@medi-market.it, all’interno di un allegato criptato e poi inviare la password utilizzata per la cifratura direttamente al CPCT tramite canali alternativi (p.e. telefono, SMS, servizi di messaggistica, etc.).

Di persona:
Il segnalante, dopo aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali, può contattare telefonicamente il CPCT al numero di telefono disponibile al link contatti e fissare un appuntamento di persona per effettuare la segnalazione interna in forma orale. Il CPCT trascriverà i contenuti della segnalazione sull’apposito modulo per la segnalazione che fungerà da verbale e che dovrà essere sottoscritto dal segnalante prima di procedere con l’istruttoria.

Avvertenze

In caso di segnalazione anonima, il segnalante è invitato a porre la massima attenzione affinché nella descrizione dei fatti e delle situazioni denunciate come illecite e nei relativi documenti allegati, non siano presenti dati personali o che possano far risalire alla propria identità.

Si ricorda che i pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblico servizio hanno un obbligo di denuncia in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 del Codice di Procedura Penale e degli artt. 361 e 362 del Codice Penale e, in questi casi, la segnalazione non sostituisce, laddove ne ricorrano i presupposti, quella all’Autorità competente.

Se dalla segnalazione emergeranno profili di rilievo penale o di danno erariale, Medi-Market s.r.l. provvederà a trasmettere la segnalazione alle competenti Autorità con le modalità previste dal D.Lgs. 24/2023.

Modalità per effettuare una segnalazione esterna

Il segnalante, se non ha potuto effettuare una segnalazione interna o se questa non ha avuto esito, può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC con le modalità previste dalla stessa Autorità: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Modalità per effettuare una divulgazione pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

La segnalazione pubblica può essere effettuata attraverso i canali di comunicazione mediatici e sociali disponibili.

Denuncia all’autorità giudiziaria o contabile

Secondo le modalità previste dalla legge.

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un messaggio di avviso di ricevimento via mail o via posta ordinaria.

Successivamente, il CPCT può interfacciarsi con il segnalante se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure per segnalare di essere già in possesso di tutti gli elementi necessari all’indagine.

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di ricevimento da parte del CPCT.

Si definisce RITORSIONE qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Il decreto-legge definisce le tutele per tutti coloro che effettuano segnalazioni di violazioni, i quali, non possono subire ritorsioni di alcun tipo, tra cui:

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l’annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Medi-Market s.r.l. tutela la figura del segnalatore (whistleblower) attivando tutte le misure necessarie alla prevenzione delle ritorsioni.

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.lgs. n. 24/2023 Medi-Market s.r.l. osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

NOTA: il Regolamento e la Modulistica sono in corso di aggiornamento

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